Lorsque le président d’une SASU décide de ne pas percevoir de rémunération, il est préférable de formaliser cette décision par un procès-verbal. Ce document sert de preuve administrative et facilite les échanges avec Pôle emploi, l’URSSAF ou tout autre organisme. Le présent article explique les mentions essentielles, propose des libellés types et fournit une checklist pour s’assurer que le PV soit complet et utilisable immédiatement.
Pourquoi rédiger un procès-verbal de non rémunération ?
Un procès-verbal permet de fixer par écrit la décision de l’associé unique. Il est utile en cas de contrôle, pour la justification auprès d’organismes sociaux ou fiscaux, et pour sécuriser la situation personnelle du président (vis-à-vis des droits sociaux notamment). Sans document signé et daté, la non-rémunération peut être difficile à prouver en cas de contestation.
Mentions obligatoires et recommandées
Le PV doit comporter certaines informations minimales : identification complète de la société, décision explicite, date d’effet et signature du président. Il est recommandé d’ajouter des précisions sur la durée de la décision (période déterminée ou indéterminée), le motif éventuel et la référence aux statuts si besoin.
- Identification de la société : dénomination sociale, forme juridique (SASU), numéro SIREN, adresse du siège.
- Qualité de l’auteur de la décision : « L’associé unique, agissant en sa qualité de président ».
- Formulation claire de la décision : phrase de non rémunération datée.
- Durée ou période concernée : à compter du JJ/MM/AAAA, jusqu’à nouvel ordre, ou jusqu’au JJ/MM/AAAA.
- Lieu et date de rédaction du PV.
- Signature manuscrite du président et, si pertinent, mention du mode d’adoption (décision de l’associé unique).
- Conservation : lieu d’archivage et durée recommandée.
Exemples de libellés prêts à l’emploi
Vous pouvez reproduire l’une des formules ci-dessous selon votre situation :
Formule simple : « L’associé unique, en sa qualité de président de la société [Dénomination sociale] — SASU, SIREN [numéro] — décide que le président ne percevra aucune rémunération à compter du [JJ/MM/AAAA]. Fait à [Ville], le [JJ/MM/AAAA]. Signé : [Nom et signature]. »
Formule détaillée : « L’associé unique, agissant en qualité de président, constate que, pour des raisons liées à l’organisation financière de la société, il est décidé que le président ne percevra aucune rémunération à compter du [JJ/MM/AAAA] et jusqu’à décision contraire de l’associé unique. Cette décision est prise après examen des comptes et sera conservée au registre des décisions. Fait à [Ville], le [JJ/MM/AAAA]. Signature : [Nom]. »
Checklist avant signature
- Vérifier l’identification complète de la société (nom exact, SIREN, adresse).
- Vérifier que la date d’effet est correctement indiquée.
- S’assurer que la phrase de non rémunération est explicite et non ambiguë.
- Ajouter la durée ou la condition de fin si nécessaire.
- Signer et indiquer le lieu et la date de signature.
- Conserver une copie numérique et une copie papier dans le registre des décisions.
Usage auprès de Pôle emploi et de l’URSSAF
En cas de perception d’allocations chômage ou de demandes d’attestation, Pôle emploi peut demander des justificatifs de l’activité et des rémunérations. Un PV clair daté et signé facilite ces démarches. De même, l’URSSAF pourra consulter le document si des cotisations sont en question. Il est parfois utile d’accompagner le PV de relevés bancaires ou d’une attestation complémentaire précisant qu’aucune rémunération n’a été versée sur la période concernée.
Durée de conservation et archivage
Les procès-verbaux et les décisions d’associés doivent être conservés dans le dossier social ou le registre des délibérations. Il est recommandé de conserver ces documents pendant plusieurs années (la plupart des règles pratiques conseillent de garder les archives pendant au moins dix ans pour couvrir d’éventuels contrôles ou litiges). Conservez une copie numérique sécurisée et une copie papier signée.
Quand consulter un professionnel ?
Si la situation comporte des complications (rémunération partielle, versements exceptionnels, cumul emploi-retraite, ou risques de requalification), il est prudent de consulter un expert-comptable ou un avocat. Une simple consultation peut permettre de vérifier la formulation et d’éviter des erreurs qui coûteraient cher en cas de contrôle.
Un procès-verbal bien rédigé protège le président et la SASIl suffit rarement de longues formules : clarté, date, signature et conservation sont les éléments clés. Vous pouvez adapter les libellés proposés ci-dessus selon votre situation. Si vous avez un doute, faites relire le PV par un professionnel. Un format Word et un PDF signable facilitent l’utilisation et l’archivage.
